ExFLOW nav -

Elektronisk Fakturahantering (EFH)

ExFlow är en tilläggsmodul till Microsoft Dynamics NAV (f d Navision) som effektiviserar hela hanteringen av leverantörsfakturor. Efter skanning av leverantörsfakturor så sker manuell ankomstregistrering i Dynamics NAV. Om skanning inklusive tolkning görs så kan ankomstregistreringen ske automatiskt. Detta gäller även fakturor som ankommer elektroniskt s k eFaktura. När fakturan väl är registrerad i Dynamics NAV så matchas fakturainformationen mot ett regelverk för att bedöma vem eller vilka som ska attestera fakturan. Attestanterna informeras via email och kan därefter logga in i ExFlows webbportal där de kan se, kontera och attestera fakturorna. När fakturorna är slutattesterade så kan de enkelt batch-bokföras i Dynamics NAV.

Helt inbyggt i Dynamics NAV

ExFlow är helt inbyggt i Dynamics NAV vilket innebär att ekonomi- och reskontrapersonalen hela tiden kan administrera och hantera fakturaprocessen inne i Dynamics NAV och därmed slippa arbeta i flera applikationer. Man kan enkelt titta på de inskannade fakturabilderna i Dynamics NAV och snabbt se var en faktura befinner sig i attestflödet.

Påminnelser och ersättare

Då en attestant ej har hanterat sina öppna fakturor under en angiven tidsperiod, så kommer ett påminnelsemail att skickas ut. Detta sker automatiskt, t ex efter 2 dagar. Med funktionen Ersättare kan man ange att en annan person skall hantera ens fakturor, ifall man blir sjuk eller ska på semester. Detta kan man ange antingen via webben eller via Dynamics NAV användaruppsättning.

Matchning mot inköpsorder

Med ExFlow kan man automatiskt matcha en faktura mot en inköpsorder. Matchningen kan göras på totalbelopp alternativt på radnivå för att jämföra artiklar, antal, á priser, rabatter etc. Stämmer inköpsfakturan mot ordern så kan ExFlow göra en systemattest på fakturan och bokföra den. Om den inte stämmer mot ordern så kan man välja hur den ska hanteras, t ex skickas till ansvarig inköpare för attest.

Attest av inköpsorder

Det är inte bara fakturor som kan hanteras i ExFlows attestrutin, utan även inköpsordrar kan skickas ut på attest. Beroende på belopp, leverantör, inköpare eller användare så kan man skicka ut en order på en attestrunda. När ordern väl är slutattesterad så kan man bokföra den direkt i Dynamics NAV. Med ett tillägg till ExFlow kan man även låta användarna skapa rekvisitioner i ExFlows webbportal. Dessa beställningar genererar i sin tur en inköpsorder i Dynamics NAV.