ExDoc -

Elektronisk Avtalshantering

ExDoc är en webbaserad applikation som möjliggör att man skannar in och registrerar alla affärskritiska avtal (te x anställningsavtal, hyresavtal och försäljningsavtal etc.) i en databas. I samband med registrering så anges även dokumentdata (te x uppsägningsdatum, dokumentägare, motpart etc.) för varje enskilt avtal. Via ExDocs sökfunktion kan man därefter söka bland alla registrerade avtal efter vissa kriterier, t ex vilka avtal måste sägas upp under innevarande år?

Behörighet och loggning

En viktig del av ExDoc är dess hantering av användare. Varje användare tilldelas en roll och en behörighet som begränsar åtkomst till olika typer av dokument och funktioner. Givetvis loggar ExDoc alla händelser i ett händelseregister vilket innebär att man alltid kan se vem som har tittat på ett visst dokument eller vem som har redigerat ett annat.

Påminnelser

Med ExDocs funktion för påminnelser är det lätt att se till att man inte glömmer bort att säga upp ett avtal eller vara ute i god tid för en eventuell omförhandling. Påminnelser kan skickas till olika användare i olika intervall. På så sätt får användarna ett e-postmeddelande när det är dags att agera kring ett visst avtal.

Säkerhet

För att kunna säkerställa att ingen obehörig kommer åt innehållet i ExDoc så använder systemet sig av en krypteringsnyckel för att kryptera all data som lagras i databasen. Inte ens databasadministratören kan på så sätt ta del av innehållet utan att känna till krypteringsnyckeln som krävs för att dekryptera datat och se dokumenten.